برخی مواقع، ممکن است، افراد نتوانند یا امکانش را نداشته باشند که برای به دست آوردن حقشان یا طلبی که از دیگران، دارند در مراجع قضایی حضور پیدا کنند و در عین حال بخواهند قبل از رفتن به دادگاه، این روند را با مصالحه طی کنند و درخواست خود را به طرف مقابل اعلام کنند. در این حالت راه‌کاری که وجود دارد، ارسال اظهارنامه برای طرف مقابل است.
گاه ممکن است که نخواهیم یا نتوانیم در مراجع قضایی برای حق یا طلبی که از دیگری داریم اقامه دعوا کنیم یا مایل باشیم پیش از اقامه دعوا در محاکم، ابتدا از طریق یک فراخوان و دعوت، اراده خویش مبنی بر صلح و سازش و حل توافقی و مسالمت آمیز در خصوص موضوع را به طرف مقابل اعلام نمائیم. همچنین ممکن است در پی جمع آوری ادله جهت اثبات آگاهی طرف مقابل، در دادگاه بوده. تمامی این امور از طریق ارسال اظهارنامه قضایی میسر و ممکن است.

اظهارنامه قضایی

- احضار در لغت به معنی فراخواندن بوده و به وسیله‌ای که از طریق آن، این فراخواندن انجام می‌گیرد، احضاریه یا احضار نامه گفته می‌شود. معنای احضاریه در حقوق نیز به دور از معنی لغوی آن نمی‌باشد.
- برخی اظهارنامه را به اشتباه اظهاریه هم می‌نامند. اظهارنامه، نه تنها راهی برای مطالبه رسمی حق است، بلکه افراد می‌توانند از طریق آن، آمادگی خود را برای تسلیم هر چیزی، اعم از: وجه، مال و سند را هم به طرف مقابل اعلام کنند.
- اظهارنامه قضایی یک سندی است که به وسیله آن یک ادعا و درخواست را از طریق دادگستری و به طور رسمی به طرف مقابل اعلام می‌کنید .
- اظهارنامه، از جمله اوراق قضایی و اسناد دارای اعتباری است که شهروندان در مسائل حقوقی خود به نحوی با آن مواجه می‌شوند. ارسال اظهارنامه مقدمه‌ای رسمی برای مطالبه برخی حقوق به شیوه مسالمت‌آمیز است که منجر به کاهش طرح دعاوی در مراجع قضایی خواهد شد.
- اظهارنامه قضایی بسیار شبیه نامه است.نامه برای یک دوست و با لحنی مودبانه نوشته می‌شود و اظهارنامه را با لحنی متین ولی رسمی برای طرف قرارداد یا دعوا و یا طرف اختلاف ارسال می‌نمائید تنها تفاوت اظهارنامه قضایی و نامه این است که نامه از طریق اداره پست برای مخاطب ارسال می‌شود و اظهارنامه توسط اظهارکننده از طریق قوه قضائیه و پست قضایی و سامانه ابلاغ برای مخاطب فرستاده می‌شود.
- احضاریه دادگاه به هر نوع برگه گفته می‌شود که از طرف یکی از مراجع قضایی(دادسرا)، اعم از کیفری و حقوقی برای طرفین پرونده یعنی متهم و سایر اشخاص دخیل در دعوای کیفری همانند شهود و مطلعین در دعوای حقوقی یا کیفری ارسال شده و آن‌ها را برای انجام امری به حضور در مرجع قضایی فرا می‌خواند. در این معنا، احضاریه یکی از اقسام ابلاغیه می‌باشد
- شایع‌ترین شکل احضاریه، احضاریه ای است که برای متهم پرونده کیفری ارسال می‌گردد.

تنظیم اظهارنامه اختیاری یا اجباری

ظهارنامه وسیله‌ای است که با استفاده از آن می‌توان قبل از اینکه اقدام به اقامه دعوا در محاکم قضایی نمود حق خود را مطالبه کرد. در برخی موارد ارسال اظهارنامه اختیاری و در برخی موارد ارسال اظهارنامه الزامی است که با تشخیص وکیل حق‌گرا می‌توانید از اظهار نامه استفاده کنید. اصل بر این است که ارسال اظهارنامه قبل از تقدیم دادخواست و طرح دعوا در مرجع قضایی، موضوعی اختیاری است.
همان طور که گفته شد اظهارنامه در بیشتر موارد موضوعی اختیاری است، اما در برخی شرایط، ارسال آن موضوعی اجباری است، طبق قوانین مختلف، در مواردی اثبات ادعا و احراز حقیقت به ابلاغ اظهارنامه موکول شده است. ممکن است اظهارنامه‌ای بفرستید که لازم نبوده است.
بر اساس تجربه وکلای دفتر حقوقی حق‌گرا، نباید اظهارنامه فرستاد مگر اینکه ضرورت داشته باشد. بهتر است از اظهار مطلبی که به دعاوی بعدی کمک نمیکند و منفعتی در آن نیست دوری کرد چرا که ممکن است ضرری پنهان در آن وجود داشته باشد و در روند پرونده احتمال به ضرر خود اقرار کردن وجود داشته باشد.

کاربرد اظهارنامه

کاربردهای اظهارنامه به شرح زیر است:
- هنگامی که کسی بدهی به ما داشته باشد، می‌توان قبل از دادخواست مطالبه وجه، به موجب اظهارنامه حق را مطالبه نمود.
- هنگامی زوجه اقدام به ترک منزل نموده و مرد مایل است قبل از الزام به تمکین وی، اقدام به دعوت او از طریق ارسال اظهارنامه عدم تمکین نماید.
- هنگامی که کسی متعهد به انجام امری در برابر دیگری باشد و در انجام آن اهمال ورزد می‌توان قبل از دادخواست الزام به ایفای تعهد، به موجب اظهارنامه، ایفای تعهد را از وی درخواست کرد.
- در مواردی که افراد می خواهند با هم صلح و سازش کنند نیز می توان با ارسال اظهارنامه این امر را به اطلاع طرف مقابل رساند.
- در صورتی که دلیلی برای اثبات ادعا و مراجعه به دادگستری وجود نداشته باشد نیز می توان با استفاده از اظهارنامه و دریافت پاسخ طرف مقابل، به دادگاه مراجعه و به پاسخ طرف مقابل استناد نمود.
- زمانی که می خواهیم چیزی را به کسی تسلیم کنیم یا به عبارتی می‌خواهیم وفای به عهد کنیم اما طرف مقابل از پذیرش آن خودداری می‌کند، می توان با استفاده از اظهارنامه این کار را انجام داد.
- زمانی که طرفین معامله متعهد به معرفی داور شده باشند، و طرفین نتوانند یا نخواهند در انتخاب داور توافق کنند که این مورد از جمله موارد الزامی ارسال اظهارنامه می‌باشد.
- از دیگر موارد الزامی ارسال اظهارنامه زمانی است که مستاجر به علت انقضای مدت اجاره می‌خواهد مورد اجاره را تخلیه کند اما موجر از تحویل گرفتن آن خودداری می‌کند، مستاجر باید به وسیله اظهارنامه از وی تقاضا کند که مال مورد اجاره را تحویل بگیرد.
- بر اساس قانون تملک آپارتمان ها مصوب 1359، در صورتی که مالک یا استفاده کننده، سهم خود از هزینه‌های مشترک آپارتمان را نپردازد، این هزینه ها بوسیله اظهارنامه مطالبه می‌شوند.
- مطابق ماده 13 قانون بیمه مصوب 1316، در صورتی که بیمه‌گر، بیمه را فسخ نماید، باید مراتب را به موجب اظهارنامه یا نامه سفارشی به بیمه‌گذار اطلاع بدهد و اثر فسخ ده روز پس از ابلاغ مراتب به بیمه گذار شروع می‌شود.
- به موجب ماده یک قانون مجازات راجع به انتقال مال‌غیر، اگر مالک ملکی از وقوع معامله مال‌غیر مطلع شود و تا یک ماه بعد از اطلاع از این امر ، اظهاریه‌ای برای اطلاع به انتقال گیرنده مال غیر نفرستد، معاون جرم محسوب می‌شود.
- بر اساس ماده 171 قانون آیین دادرسی مدنی، هرگاه سرایدار، خادم، کارگر و بطور کلی هر امین دیگری چنانچه پس از ده روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه مالک مبنی بر مطالبه مال امانی از آن رفع تصرف نکند، متصرف عدوانی شناخته می‌شود؛ فلذا طرف مقابل از امتیازات مربوط به دعوای تصرف عدوانی از جمله رسیدگی خارج از مهلت بهره مند می‌شود.